Gestion du personnel et dématérialisation

23/02/2018
Le règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des données, dit « Règlement Général de Protection des Données » (RGPD), entrera en vigueur en France à compter du 25 mai prochain.   Ce règlement intervient dans un contexte global de numérisation et, plus précisément, dans un mouvement général de dématérialisation.   L’occasion de faire un point sur les possibilités offertes aux entreprises en termes de dématérialisation de la gestion de leur personnel.
  1. Les documents de gestion du personnel pouvant faire l’objet d’une dématérialisation

Outre les déclarations sociales, dématérialisées dans le cadre de la norme 4DS (Norme pour les Déclarations Dématérialisées Des Données Sociales), ou les titres restaurants, dématérialisés en application du Décret n°2014-294 ; il existe plusieurs axes de dématérialisation à la disposition de l’employeur.

 

  • La dématérialisation des données du personnel

La CNIL (déclaration de norme simplifiée n°46) détaille quatre finalités permettant de recourir à un traitement automatisé de données personnelles :

  • La gestion administrative,
  • La mise à disposition d’outils informatiques au bénéfice du personnel,
  • La gestion des carrières,
  • La mobilité et la formation des salariés.

Elle exclue en revanche expressément deux finalités particulières :

  • Les traitements permettant le contrôle individuel de l’activité des employés,
  • Tout dispositif ayant pour objet l’établissement du profil psychologique des employés.

 Sur le fondement de ces finalités visées par la CNIL, l’employeur peut ainsi récupérer et utiliser les données des salariés relatives aux thèmes suivants :

  • L’identification de l’employé
  • La gestion administrative de l’employé 
  • L’organisation du travail 
  • L’action sociale et la représentation du personnel

En revanche, doivent-être expressément exclues des informations figurant dans un dossier dématérialisé du personnel :

  • Tout élément relatif au contrôle individuel des communication électroniques via la messagerie électronique ;
  • Toutes les sanctions disciplinaires ayant été amnistiées, ou antérieures au délai de trois ans visées par l’article L. 1332-5 du Code du travail.

 

  • La dématérialisation des bulletins de salaire

Depuis le 1er janvier 2017 (en application de la Loi Travail et du décret du 16 décembre 2016) la dématérialisation du bulletin de paie est devenue le principe, le format papier demeurant alors une exception.

Depuis cette date, l’employeur qui décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique doit informer le salarié de son droit d’opposition :

  • Un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé,
  • Ou au moment de son embauche.

Le salarié peut, quant à lui, faire part de son opposition à tout moment. Sa demande prend alors effet dans les meilleurs délais et au plus tard dans les trois mois suivant la notification.

Les bulletins de paie électroniques doivent rester accessible au salarié dans le cadre de son Compte Personnel d’Activité.

En outre, l’employeur doit arrêter les conditions dans lesquelles il assure la disponibilité pour le salarié de ses bulletins de paie électroniques.

Cette disponibilité peut ainsi être garantie :

  • Soit pendant 50 ans,
  • Soit jusqu’au 75 ans du salarié.

 

  • La dématérialisation du contrat de travail

Les dispositions de l’article 1174 du Code civil permettent d’envisager la dématérialisation du contrat de travail, qui peut ainsi être écrit et conservé sous forme électronique.

Le Code civil (article 1366) précise également que L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.

En pratique, cela suppose de pouvoir disposer d’un système de certification de la signature électronique afin de pouvoir garantie sa conformité aux exigences légales.

 

  1. La durée de conservation des données dématérialisées

La CNIL recommande de conserver les documents dématérialisés durant toute la période d’emploi de la personne concernée, sauf dans les cas suivants :

5 ans pour les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique (Art. L. 3243-4 du Code du travail) même si, en pratique, il est préférable de les conserver au moins 10 ans (Art. 123-22 du Code de Commerce) ;

3 ans (sauf amnistie) pour les sanctions disciplinaires ;

3 ans pour les éléments relatifs à la gestion du temps de temps de travail (Art. L. 3245-1 du Code du travail).

 

  1. La valeur probante des fichiers numérisés

Aux termes du décret n°2016-1673, la reproduction de documents par voie électronique est soumise aux exigences suivantes :

  •  Le procédé de reproduction par voie électronique doit produire des informations liées à la copie et destinées à l’identification de celle-ci. Elles précisent le contexte de la numérisation, en particulier la date de création de la copie. La qualité du procédé doit être établie par des tests sur des documents similaires à ceux reproduits et vérifiée par des contrôles.
  • L’intégrité de la copie résultant d’un procédé de reproduction par voie électronique est attestée par une empreinte électronique qui garantit que toute modification ultérieure de la copie à laquelle elle est attachée est détectable. Cette condition est, notamment, présumée remplie par l’usage d’un horodateur qualifié, d’un cachet électronique qualifié ou d’une signature électronique qualifiée au sens du règlement (UE) n°910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014.
  • La copie électronique est conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu.
  • Les empreintes et traces générées en application des alinéas précédents sont conservés aussi longtemps que la copie électronique et dans des conditions ne permettant pas leur modification.

Ainsi, la gestion du personnel n’échappe pas au processus global d’informatisation et de numérisation qui touche l’ensemble des acteurs de la vie économique.

Cette dématérialisation a vocation à s’exprimer toujours plus largement et dans le cadre des relations individuelles et collectives de travail.

Dans ce contexte, la Chambre sociale de la Cour de cassation a par exemple récemment reconnu la validité d’une opposition à l’entrée en vigueur d’un accord d’entreprise par voie électronique (Soc. 15 mars 2017, n°16-13159).

 

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